Zadanie klienta

Organizátor firemného eventu potreboval efektívne riešenie pre:

⚠️ Rýchlu registráciu pri vstupe – zoznam účastníkov bol v Exceli, no pri vstupe bolo treba overiť ich identitu, zobraziť hosteske doplnkové údaje na vydať trička.
⚠️ Vydávanie identifikačných pások – každý účastník mal dostať saténovú pásku s QR kódom, ktorú bude používať na evente.
⚠️ Kontrolu nápojových kreditov – zamestnanci mali nárok na 4 drinky, manažéri mohli konzumovať neobmedzene. Systém mal automaticky sledovať, kto si ešte môže objednať a kto už vyčerpal svoj limit.
⚠️ Export údajov po evente – organizátor chcel prehľad o počte prítomných hostí a štatistiky vypitých drinkov.

Organizovanie eventu môže byť náročným procesom, kde každý detail má svoje miesto. Jednou z kľúčových úloh je správa zoznamu hostí a zabezpečenie, aby boli všetky informácie správne zaznamenané. Ručné spravovanie zoznamu hostí môže byť časovo náročné a organizátor sa môže ľahko stratiť v zozname. Našťastie, existuje riešenie, ktoré môže organizátorom pomôcť zlepšiť a zjednodušiť tento proces - guestlist software. V tomto článku sa pozrieme na dôvody, prečo by organizátori mali využívať guestlist softvér na svojich eventoch a ako im môže tento softvér pomôcť s organizáciou a správou hostí.

Organizátori svetového pohára v zjazdovom lyžovaní v Jasnej nás oslovili s požiadavkou, aby sme zabezpečili akreditácie a kontroly vstupov do jednotlivých zón, viac ako rok pred samotným eventom. Vtedy ešte nikto netušil o nejakej pandémii a všetko vyzeralo jednoducho, veď skúsenosti so svetovým pohárom v zjazdovom lyžovaní sme mali už z roku 2019 zo Špindlerovho Mlyna,

Či už organizujete online konferenciu, workshop, koncert, alebo akýkoľvek iný spoplatnený event a hľadáte systém, ktorý vám okrem predaja vstupeniek zabezpečí aj streamovanie obsahu, ste na správnej adrese. 

Určite aj vy rozmýšľate ako zabezpečiť svoj príjem počas obmedzení súvisiacimi s Koronavírusom, keď sú všetky verejné eventy zakázané. 

Aby kultúra, ktorá v momentálnej situácii zažíva ťažké časy, prežila, je dôležité, aby sa eventy konali aj naďalej vo formách, ktoré situácia umožňuje. Radi by sme vás preto upozornili na možnosť predaja ONLINE EVENTU, kde sa event koná virtuálne za pomoci videostreamu.

Plánovanie podujatia môže byť náročné. Akékoľvek chybné kroky môžu mať kritické následky pre vaše podujatie a vašu značku, takže je dôležité si pripraviť základný kontrolný zoznam (checklist), kým sa nachádzate vo fáze plánovania, a neskôr si doplniť podrobnosti.

Preto sme pripravili zoznam TOP 10 najdôležitejších vecí, na ktoré by ste nemali zabudnúť. Tieto veci vám pomôžu zabezpečiť, aby vaša akcia prebiehala hladko a zredukujete tak šance, že sa niečo pokazí.

Ak plánujete podujatie, na ktorom budete využívať menovky určite riešite ako čo najefektívnejšie vytlačiť menovky, bez toho aby ste zruinovali svoj rozpočet a zároveň nemali zbytočne veľa odpadu.

Predtlačené menovky môžu byť problémom, lebo do výroby ich musíte zadať niekoľko dní pred samotnou konferenciou a pritom ešte deň pred eventom sa vám menia a dopĺňajú mená na zozname hostí.

Online marketing patrí medzi najčastejšie formy propagácie eventov. Reklamy na Facebooku, Instagrame a Google sú dnes významnou súčasťou každej kampane - či si ich spravujete sami, alebo si najímate špecialistov.

Neustály vývoj a vylepšenia v oblasti online marketing ho stále posúvajú vpred. Postupne sme si zvykli na detailné štatistiky, možnosti cielenia reklamy alebo Pay-Per-Click model (PPC), pri ktorom platíme len za kliknutia.

 Menovky sa môžu zdať ako malý detail vašej akcie, ale sú jednou z hlavných zložiek celkového zážitku účastníkov.

Dobre navrhnutý badge poskytuje účastníkom najrelevantnejšie informácie a umožňuje im, aby navzájom ľahko networkovali. Tu je 6 tipov, ktoré vám pomôžu navrhnúť zaujímavé a efektívne badge pre vašu konferenciu:

Keď organizujete event, musíte spraviť množstvo rozhodnutí. Výber toho správneho priestoru, bude mať obrovský dopad na úspech vášho eventu. Dátum akcie, catering a príjemý zážitok návštevníka… toto všetko je čiastočne ovplyvnené priestorom, ktorý zvolíte. 

Ak chcete vytvoriť skutočne úspešnú udalosť - konferenciu alebo workshop, musíte pochopiť účastníkov vášho podujatia. Keď spoločnosť vytvára produkt, prvá vec, o ktorej si myslia, je potenciálny zákazník. Ako organizátor konferencie si musíte najskôr určiť, kto je váš účastník podujatia, a to ešte predtým, ako vytvoríte webovú stránku udalosti, vyberiete platformu na registráciu účastníkov alebo začnete predávať vstupenky.